Ab dem 01.01.2025 ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen in Deutschland Rechnungen elektronisch verarbeiten können. Dieser Schritt zur Digitalisierung vereinfacht Geschäftsprozesse und spart Zeit.
Ab dem 01.01.2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Diese weitreichende Änderung betrifft alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen liefern. Wenn Sie schon heute Geschäfte mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor betreiben, kennen Sie die Pflicht zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen bereits seit Ende 2020.
Die E-Rechnung ersetzt die bisherige Papierrechnung vollständig. Alle Rechnungen müssen ab diesem Zeitpunkt elektronisch erstellt, übermittelt und archiviert werden. Dies betrifft sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen.
Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung oder einer E-Mail, die lediglich ein digitalisiertes Abbild einer Papierrechnung darstellt, muss eine E-Rechnung bestimmte Anforderungen an Struktur und Dateninhalt erfüllen. Die E-Rechnung basiert auf standardisierten Formaten wie z. B. XML oder der ZUGFeRD-Norm, die sicherstellen, dass die Rechnung maschinenlesbar und automatisierbar ist.
Als Ihr erfahrener Partner unterstützen wir Sie bei der Erstellung einer maßgeschneiderten Verfahrensdokumentation für Ihre E-Rechnungsprozesse.
Zu Beginn sollten Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Rechnungsstellung und der verwendeten Systeme machen. Identifizieren Sie, welche Systeme und Prozesse optimiert werden müssen, um die E-Rechnung einzuführen. Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Softwarelösung bereits mit den relevanten Formaten kompatibel ist oder ob eine neue Lösung erforderlich wird.
Die Wahl der richtigen Software zur Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen ist entscheidend. Achten Sie darauf, dass die Software nicht nur den rechtlichen Anforderungen entspricht, sondern auch benutzerfreundlich ist und gut in Ihr bestehendes ERP-System integriert werden kann. Viele Anbieter bieten inzwischen Lösungen speziell für KMUs an.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend geschult werden und die Prozesse rund um die E-Rechnung verstehen. Ebenso sollten Sie Ihre Geschäftspartner frühzeitig über die Einführung der E-Rechnung informieren und klären, ob auch sie diese akzeptieren können. Eine enge Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern ist hier entscheidend.
Ein wichtiger Bestandteil der E-Rechnung ist die rechtssichere Archivierung der Rechnungen. Achten Sie darauf, dass Ihre E-Rechnungen ordnungsgemäß und konform mit den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden. Hierbei kann ein Dokumentenmanagementsystem helfen, das sowohl die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen als auch eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumente gewährleistet.
Eine aktualisierte Dokumentation hilft Ihnen bei der Umsetzung und dient als Nachweis für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Verfahrensdokumentation ist also die Bedienungsanleitung Ihrer E-Rechnungsprozesse. Sie beschreibt detailliert, wie Rechnungen erstellt, versendet und archiviert werden.
Die E-Rechnung stellt eine zukunftsweisende Technologie dar, die viele Vorteile für Unternehmen bietet, wie die Automatisierung von Prozessen, Kostensenkungen und eine bessere rechtliche Absicherung. Allerdings sind die Einführung und Integration von E-Rechnungen mit Herausforderungen verbunden, wie technologischen Hürden, der Einhaltung von Compliance-Vorgaben und der Anpassung interner Prozesse. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den rechtlichen und technischen Anforderungen auseinandersetzen und entsprechende Investitionen tätigen, um die Potenziale der E-Rechnung voll auszuschöpfen.