Verfahrens-Dokumentation as a Service

Die Erstellung einer ordentlichen Verfahrensdokumentation nach GoBD kann heutzutage nicht von einem einzigen Mitarbeiter erledigt werden. Sie erfordert den genauen Blick in die verschiedensten Unternehmensbereiche und Prozessabläufe.
Durch die Kombination aus Erfahrung, unterschiedlicher Perspektiven und Kompetenzen erstellen wir mit Ihnen eine ganzheitliche und belastbare Dokumentation.

  • Sie sparen Zeit und Kosten

  • Projektleitung durch einen erfahrenen Consultant

  • 100% GoBD konform

  • Immer aktuell

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Wichtig zu wissen:

Warum brauchen Sie eine Verfahrens-Dokumentation?

Alle steuerpflichtigen Unternehmen, die Bilanzen oder Einnahmeüberschussrechnungen erstellen müssen und Prozesse EDV-gestützt abbilden, benötigen auch eine Verfahrensdokumentation. Die gesetzliche Anforderung ensteht aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Eine Verfahrensdokumentation ist wie ein Handbuch für Ihr Unternehmen, insbesondere für die Bereiche, die mit der Buchführung und den digitalen Aufzeichnungen zu tun haben. Sie dient dazu, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Ihrer Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

Die Verfahrens-Dokumentation ist Pflicht! Die Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle.

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Ablauf des Projektes:

So entsteht Ihre Verfahrens-Dokumentation:

Unser erfahrener Consultant leitet das Projekt vom Erstgespräch bis zur Übergabe der fertigen Dokumentation.

Kostenloses Erstgespräch

(ca. 30 Minuten)
Gegenseitige Vorstellung und Abfrage der Grundparameter.

Workshop

(ca. 2 bis 4 Stunden, vor Ort oder per Online-Meeting)
Identifizierung der IST- Prozesse im Unternehmen, Aufnahme der beteiligten Personen und Ressourcen, Modellierung der ersten Prozesse in der Verfahrensdokumentation.

Nachbearbeitung

(nach Aufwand, remote)
Modellierung der weiteren Prozesse, Klärung von offenen Punkten.

Erstellung

(ca. 2 Stunden, remote)
Erstellen einer individuellen und GoBD-konformen Dokumentation für Ihr Unternehmen.

Laufende Aktualisierung

(monatlich, quartalsweise oder jährlich, remote)
Übernahme von Änderungen im Personal, Ressourcen oder Prozessabläufe. Aktualisierung und Visionierung Ihrer Verfahrensdokumentation.

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FAQ:

Fragen und Antworten

Eine Verfahrensdokumentation ist eine detaillierte Beschreibung aller Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen ablaufen. Sie dient dazu, die Abläufe transparent zu machen, Fehlerquellen zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. GoBD) sicherzustellen. Die Dokumentation ist besonders wichtig für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen, bei Prüfungen durch Behörden und zur Gewährleistung einer guten Datenqualität.

Der genaue Inhalt kann je nach Unternehmen und Branche variieren, im Allgemeinen sollten folgende Punkte abgedeckt sein:

  • Allgemeine Beschreibung des Unternehmens und seiner Prozesse
  • Beschreibung der eingesetzten IT-Systeme
  • Detaillierte Darstellung der einzelnen Prozessschritte
  • Verantwortlichkeiten und Zugriffsberechtigungen
  • Maßnahmen zur Datensicherung und zum Datenschutz
  • Maßnahmen zur Fehlervermeidung und -behebung
  • Regelungen zur Aufbewahrung von Dokumenten

Eine Verfahrensdokumentation ist kein statisches Dokument, sondern muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn sich Prozesse ändern, neue IT-Systeme eingeführt werden oder gesetzliche Vorschriften angepasst werden. Es gibt keine festen Zeitintervalle, jedoch sollte die Aktualisierung mindestens einmal jährlich erfolgen.

In der Regel ist die IT-Abteilung in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen für die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation zuständig. Es empfiehlt sich jedoch, auch externe Berater hinzuzuziehen, um einen neutralen Blick auf die Prozesse zu erhalten.